Ratgeber für Vermieter
Nebenkostenabrechnung Vorlage: Schritt-für-Schritt Anleitung für private Vermieter
So erstellen Sie als privater Vermieter eine rechtssichere jährliche Nebenkostenabrechnung – inklusive kostenloser Vorlage, den umlagefähigen Kostenarten und den richtigen Verteilerschlüsseln.
Was ist eine Nebenkostenabrechnung?
Die Nebenkostenabrechnung (auch Betriebskostenabrechnung) ist die jährliche Aufstellung aller umlagefähigen Betriebskosten, die der Vermieter auf den Mieter verteilt. Grundlage sind die Betriebskostenverordnung (BetrKV) und der Mietvertrag. Sie muss dem Mieter spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums vorliegen.
Schritt 1: Abrechnungszeitraum festlegen
Der Abrechnungszeitraum umfasst 12 Monate und ist meist das Kalenderjahr (01.01.–31.12.). Er muss für alle Mieter eines Objekts einheitlich sein.
Schritt 2: Umlagefähige Kosten sammeln
Nach § 2 BetrKV sind unter anderem folgende Positionen umlagefähig:
- Grundsteuer
- Wasserversorgung & Entwässerung
- Heizung & Warmwasser (mind. 50 % verbrauchsabhängig)
- Aufzug
- Straßenreinigung & Müllabfuhr
- Gebäudereinigung & Ungezieferbekämpfung
- Gartenpflege
- Beleuchtung der Gemeinschaftsflächen
- Schornsteinreinigung
- Sach- und Haftpflichtversicherung
- Hauswart
- Gemeinschaftsantenne / Kabel-TV (bis 30.06.2024)
Nicht umlagefähig sind Verwaltungskosten, Instandhaltung, Reparaturen und Rücklagen.
Schritt 3: Verteilerschlüssel wählen
Der Verteilerschlüssel bestimmt, wie die Gesamtkosten auf die Einheiten verteilt werden. Gängige Varianten:
- Wohnfläche – Standard, wenn nichts anderes vereinbart ist.
- Personenzahl – z. B. für Müll oder Wasser.
- Verbrauch – Pflicht für Heiz- und Warmwasserkosten.
- Wohneinheiten – z. B. für Aufzug oder Antenne.
Schritt 4: Anteil pro Mieter berechnen
Formel bei Wohnflächenschlüssel:
Beispiel: Gesamtkosten 4.800 €, Gesamtfläche 300 m², Einheit 75 m² → 75 ÷ 300 × 4.800 = 1.200 €.
Schritt 5: Vorauszahlungen abziehen
Ziehen Sie die vom Mieter geleisteten monatlichen Nebenkostenvorauszahlungen ab. Das Ergebnis ist entweder eine Nachzahlung (Mieter zahlt an Vermieter) oder ein Guthaben (Vermieter erstattet Mieter).
Schritt 6: Abrechnung zustellen
Die Abrechnung muss dem Mieter innerhalb von 12 Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums schriftlich zugehen. Sie muss enthalten: Abrechnungszeitraum, Gesamtkosten, Verteilerschlüssel, Mieteranteil und Vorauszahlungen.
Vorlage: Musteraufbau einer Nebenkostenabrechnung
Objekt: Musterstraße 12, 20095 Hamburg
Mieter: Max Mustermann, Wohnung 2. OG rechts (75 m²)
Abrechnungszeitraum: 01.01.–31.12.
Gesamtkosten: 4.800,00 €
Verteilerschlüssel: Wohnfläche (75 / 300 m²)
Mieteranteil: 1.200,00 €
Geleistete Vorauszahlungen: 1.080,00 € (12 × 90,00 €)
Nachzahlung: 120,00 €
Häufige Fragen
Bis wann muss die Abrechnung vorliegen?
Spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums (§ 556 Abs. 3 BGB).
Welche Kosten sind umlagefähig?
Nur die in § 2 BetrKV genannten laufenden Kosten – keine Verwaltungs- oder Instandhaltungskosten.
Welcher Verteilerschlüssel gilt ohne Vereinbarung?
Der Wohnflächenschlüssel. Heiz- und Warmwasserkosten müssen zu mind. 50 % verbrauchsabhängig abgerechnet werden.